Disons-le d’emblée : il est très difficile d’expliquer comment fonctionne Notion, tant ce logiciel protéiforme s’adapte à des usages variés. Disons pour simplifier qu’on peut le comparer à un Lego® informatique, et que ses concepteurs le présentent comme une alternative améliorée à l’ensemble de la suite Office, rien de moins. À défaut d’une présentation exhaustive, donc, voici comment la rédaction utilise Notion pour faire ce magazine.

Auparavant, nos idées de sujets ou d’interviews étaient notées dans un traitement de texte ou dans des dossiers de mail, un peu en vrac. Lors de la conférence de rédaction, nous les rassemblions et les enrichissions sur un fichier Word. Une fois la sélection faite, nous les organisions par rubrique sur Excel pour avoir une vue globale. La rédaction de l’article était ensuite confiée à un journaliste auquel nous transmettions, par mail, les infos nécessaires (brief, calibrages, deadline, contacts…). Le suivi de projet donnait lieu à de nombreux échanges par mail ou à l’oral.

Cette organisation fragmentée avait plusieurs inconvénients : il fallait saisir plusieurs fois les informations, pour différents interlocuteurs. Il y avait bien sûr des déperditions en cours de route. Enfin, l’équipe ne disposait pas d’une vision d’ensemble de l’avancement du projet.

Notion a changé tout cela en offrant, dans un même outil, tous les formats de document dont nous avions besoin. Surtout, le logiciel devient une source d’information commune à tous les collaborateurs. Le projet d’article devient un « bloc » dans Notion. Il change d’aspect à mesure de son avancement (rédaction du texte, réception des images, mise en page…), mais reste toujours accessible.

Ainsi, le bloc correspondant à l’article que vous êtes en train de lire a d’abord été une simple idée, un titre. Puis nous y avons ajouté un descriptif, des documents, un contact. Nous lui avons ensuite appliqué la propriété « Retenu dans HEC Stories 3 ». Il s’est ajouté au numéro en cours. Nous avons renseigné la propriété « deadline » et il est apparu instantanément dans une vue « calendrier ». Nous avons enfin précisé le journaliste chargé de le rédiger et il s’est ajouté à la liste de ce dernier.

En réalité, le bloc (le projet d’article), est resté le même, mais il se présente différemment en fonction de l’usage qu’on souhaite lui donner. Nul besoin de dupliquer les informations, il suffit de les trier et de les montrer différemment. Plus besoin non plus de s’envoyer des mails en pagaille, car l’interface est accessible et modifiable en temps réel par tous les collaborateurs.

À condition de prendre le temps de le configurer, Notion offre une grande souplesse, sans égaler les fonctionnalités plus précises de logiciels spécialisés. Et si cela vous semble encore peu clair, le mieux est de l’essayer – la solution est gratuite jusqu’à 1 000 blocs.

La rédaction Flavia, Lionel et Arthur utilisent quotidiennement Notion pour la production du magazine, les calendriers éditoriaux web, le suivi des demandes d’interview.

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