Qu’est-ce que c’est, Expensify ?

C’est une solution digitale de gestion des notes de frais. L’application est disponible pour PC et mobile, depuis l’Apple Store ou Google Play. Chez DataStax, nous l’utilisons depuis deux ans. C’est un choix qui a été proposé par notre maison mère américaine à toutes les filiales internationales, et nous en sommes globalement très satisfaits.

Comment ça marche ?

C’est simple et intuitif. Dès que nous avons besoin de saisir une note de frais, nous prenons une photo du justificatif avec notre smartphone et nous l’uploadons directement via l’application. L’intelligence artificielle d’Expensify détecte le nom de l’entreprise qui a émis la facture, et le montant indiqué. Lorsqu’il s’agit de dépenses effectuées dans d’autres pays, il faut modifier la devise manuellement, puis l’application se charge de les convertir automatiquement dans la devise de l’employeur, en tenant compte du cours actualisé au jour J. Bien entendu, il est aussi possible de saisir toutes ces données manuellement. En général, nous ajoutons quelques informations (s’il s’agit d’un déjeuner d’affaires ou non, par exemple). Ensuite, il ne reste plus qu’à soumettre le rapport en un clic, et les notes arrivent directement dans la boîte mail du manager.

Tous les types de frais sont-ils pris en compte ?

Absolument. J’utilise Expensify pour les repas, les hébergements ou les transports. Et même lorsque j’effectue des achats en ligne. Par exemple, quand j’achète un billet d’avion ou que je valide une course avec Uber, il suffit de faire une capture d’écran, puis de procéder exactement de la même manière qu’avec n’importe quelle photo de justificatif papier.

Quels sont les plus de l’application ?

Honnêtement, c’est une très bonne application. Elle fait gagner un temps fou. Avant, je consacrais plusieurs heures par mois à la saisie de mes notes de frais. Avec Expensify, c’est nettement plus rapide. L’appli peut être utilisée par toutes les entreprises, pour n’importe quels frais et dans toutes les devises. Jusqu’ici, je n’ai jamais eu aucun bug. En plus, tout est en SAS, donc les sauvegardes sont automatiques. Il n’y a aucun risque de crash.

Quels en sont les limites ?

Le seul bémol est que la reconnaissance automatique ne fonctionne pas toujours très bien, notamment quand les factures sont un peu complexes. Cela mérite d’être amélioré. Je pense aussi qu’un lien pourrait être créé avec d’autres applications, comme celles des VTC ou des compagnies aériennes. Cela éviterait d’avoir à faire des captures d’écran : les achats réalisés via notre compte professionnel pourraient être automatiquement transmis au manager.

Xavier Guérin (MBA.04)
Vice-président Europe de l’Ouest de l’éditeur de logiciels californien DataStax depuis janvier 2017, Xavier est titulaire d’un Bachelor de l’ISC Paris en 1988 et d’un MBA à HEC Paris en 2004. Il est également contributeur bénévole au média Forbes et membre du jury du Trophée eCAC40.